Werkzeugverwaltung
Mit digitalem Werkzeugmanagement und durchdachter Betriebsmittelverwaltung alle Werkzeuge im Blick behalten - direkt möglich durch moderne Software.
Im Handwerk gibt es viele Bereiche, in denen es zu Problemen kommen kann. Wie auch bei jedem anderen Beruf ist es wichtig, den Überblick zu behalten und an geeigneten Stellen vorab zu planen. Wenn es dann um Werkzeug geht, das auf einmal verloren oder kaputt geht, doppelte Anschaffungen, die nicht geplant waren und andere Hindernisse - dann ist das Chaos im Betrieb ausgebrochen.
Fehlt der notwendige Überblick auf den Baustellen, so kommt es schnell zum Stillstand. Und das kostet jede Menge Zeit und für die Finanzen und die Nerven sieht es ebenso schlecht aus.
Dagegen hilft ein effizientes Werkzeugmanagement. Es soll dafür sorgen, dass alle Beteiligten mehr Transparenz erleben und die Produktivität steigt. Auch Betriebskosten können auf diesem Weg gesenkt werden. Doch wo fängt man an? Am besten mit einer modernen Werkzeugverwaltung Software, denn so ist die Digitalisierung im Handumdrehen möglich.
Was versteht man unter Werkzeugmanagement im Handwerk?
Werkzeugmanagement ist ein breit gefächerter Begriff. Es umfasst zahlreiche Aufgabenbereiche wie etwa Organisation, Wartung, Ausgabe, Rückgaben und Lagerung der Werkzeuge und Geräte eines Betriebs. So soll zu jeder Zeit bekannt sein, welches Werkzeug vorhanden und funktionsfähig ist. Auch der Lagerungsort wird dadurch innerhalb von wenigen Klicks abrufbar.
Zur umfangreichen Betriebsmittelverwaltung im Handwerk gehört diese Art der Dokumentation und Einteilung zwingend dazu. Praktisch ist auch, dass die Lebenszyklen der Werkzeuge und Gerätschaften übersichtlich bleiben. Nach der Anschaffung und Nutzung über einen bestimmten Zeitraum sind Wartungen und die letzte Entsorgung zu beachten.
Klassische Probleme bei fehlendem Werkzeugmanagement
Es gibt einige Hindernisse, die auf einen Betrieb zukommen können, wenn das Werkzeugmanagement nicht priorisiert wird. Darunter gehört die Tatsache, dass Werkzeuge “spurlos” verschwinden können und eine doppelte Anschaffung getätigt wird. Außerdem wird auch überhaupt nicht klar, wer welchen Verantwortungsbereich bei den Werkzeugen hat. Wer hat wann welches Gerät und welchen Zustand hat es zuletzt gehabt?
Schnell entstehen somit Sicherheitsrisiken, da sich keiner für die Wartung verantwortlich fühlt und Termine zur Kontrolle vergessen werden. Das führt wiederum zu jeder Menge Zeitverlust, weil man durch die schlechte Organisation ständig sucht und das benötigte Werkzeug nicht findet. Bei Prüfungen fehlen dann wichtige Nachweise, was sich auch gegenüber den Auftraggebern ungünstig auswirken kann.
Elemente eines effizienten Systems
Wenn man all die Tücken vom unzureichenden Werkzeugmanagement kennt, möchte man es verständlicherweise besser machen. Zunächst ist eine zentrale Inventarisierung aller vorhandenen Werkzeuge, Maschinen und Geräte hilfreich. Alles sollte zudem deutlich gekennzeichnet werden, entweder durch Barcodes oder RFID-Tags. Jedem Mitarbeiter sollte klar sein, welchen Verantwortungsbereich er hat. Das betrifft auch, wer Werkzeuge ausgibt und wer sie in regelmäßigen Abständen prüft.
Die Dokumentation sollte einheitlich sein (digital oder analog) und Lager- und Wartungsprozesse sind im Idealfall verknüpft. Automatisierungen mit einer Werkzeugverwaltung Software erleichtern die regelmäßige Aktualisierung aller wichtigen Daten.
Digitale Werkzeugverwaltung in der Praxis
Eine moderne Werkzeuverwaltung Software ersetzt frühere Alternativen wie beispielsweise Excel-Tabellen und Papierformulare. Die digitale Erfassung und Zuordnung aller Werkzeuge erfolgt dadurch besonders schnell und übersichtlich. Außerdem werden wichtige Informationen gebündelt und sind für die entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einsehbar. Dazu gehört die Standort- und Nutzungsverwaltung, sowie Erinnerungen zu den anstehenden Wartungen und Kalibrierungen.
Das Einbauen von QR-Codes, Barcodes und RFID-Scannern ermöglicht ein schnelles Hinterlegen aller wichtigen Infos rund um Werkzeug & Co. Die mobile App lohnt sich vor allem dann, wenn man den Zugriff auf die Infos auch von der Baustelle aus braucht.
Von überall aus einen Echtzeit-Überblick über alle Betriebsmittel zu haben, weniger Verluste und dafür eine deutlich höhere Effizienz sind die wohl wichtigsten Vorteile der digitalen Werkzeugverwaltung.
Erwähnenswerte Schnittstellen zur Betriebsmittelverwaltung im Handwerk
Die Betriebsmittelverwaltung Handwerk umfasst die Organisation aller Geräte, Maschinen und anderer Betriebsmittel. Das Werkzeugmanagement ist somit ein wichtiger Bestandteil davon, allerdings mit dem Unterschied, dass es sich ausschließlich auf die Werkzeuge (und die Nutzung) konzentriert.
Wählt man ein System, das einheitlich nutzbar ist, vermeidet man zeitaufwendige doppelte Datenpflege. Ideal ist das Integrieren von digitalen Betriebsmanagementsystemen, denn die sparen viel Zeit bei der Planung, dem Einkauf und allen anfallenden Wartungen.
Welche Vorteile hat die digitale Werkzeugverwaltung im Alltag?
Wie bereits erwähnt, gibt es zahlreiche Vorteile, wenn man eine digitale Werkzeugverwaltung nutzt. Zuerst ist die Zeitersparnis zu nennen, da man sich ständiges Suchen und Nachfragen sparen kann. Natürlich senken sich auch die Kosten, da weniger Ersatz gekauft werden muss und die Wartung deutlich planbarer ist.
Durch die regelmäßige Prüfung und Dokumentation kann der Sicherheitsstandard deutlich besser aufrechterhalten werden. Klare Zuständigkeiten und Nutzungshistorie fokussieren eine starke Transparenz, die sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Auftraggebern sehr gut ankommt.
So gelingt die praktische Umsetzung Schritt für Schritt
Die praktische Umsetzung ist einfach, wenn man erst einmal die Entscheidung dazu getroffen hat, etwas positiv zu verändern. Als erstes folgt die Bestandsaufnahme. Alle Werkzeuge werden erfasst und dokumentiert (Nummer, Zustand und Lagerstandort). Als nächstes folgt die Kennzeichnung mit dem entsprechenden QR-Code oder Barcode.
Die Datenpflege funktioniert am besten, wenn man eine zentrale Datenbank oder eine Werkzeugverwaltung Software nutzt. Zudem sollten die Verantwortlichen klar definiert werden, sodass beispielsweise die Meister verwalten und die Mitarbeiter selbst buchen können. Im Allgemeinen sind klare Prozesse festzulegen. Dabei werden genaue Vorgaben zur Ausgabe, Rückgabe und Wartung vorgegeben.
Außerdem sind Schulungen nützlich, um den Mitarbeitern den fachgerechten Umgang mit den Systemen zu zeigen und Fehler zu minimieren. Mit regelmäßigen Prüfungen und bei Bedarf Optimierungen kann die gesamte Umsetzung verbessert werden.
Beispiel aus dem Praxisalltag
Natürlich ist der Erfolg des Werkzeugmanagements von mehreren Faktoren abhängig. Das folgende Beispiel veranschaulicht den Umgang in der Praxis. Ein SHK-Betrieb hat 12 Mitarbeiter und begann im vergangenen Jahr damit, eine neue digitale Werkzeugverwaltung Software zu nutzen. Anfangs schien die Umstellung noch aufwändig, allerdings wurde schnell das Gegenteil bewiesen. Die größte Einsparung konnte durch unnötige Doppeleinkäufe vermieden werden. Das gleiche Werkzeug wurde nicht mehr erneut angeschafft, weil es für den Einsatz rechtzeitig gefunden und verfügbar war. An zweiter Stelle stand der Verschleiß durch fehlende Wartung.
Nach nur sechs Monaten können so beispielsweise bis zu 25% weniger Ersatzkäufe getätigt werden. Das Teamgefühl wird gestärkt, da die Zuständigkeiten klar verteilt sind und auch die Baustellenstarts verlaufen schneller.
Fazit - Effizienz durch Ordnung
Werkzeugmanagement ist wichtig und sollte als Grundvoraussetzung für das professionelle Arbeiten im Handwerk gesehen werden. Mit Hilfe einer strukturierten Betriebsmittelverwaltung erhält man eine umfangreiche digitale Unterstützung, wodurch der Betrieb stressfreier und übersichtlicher wird.