Werkzeugverwaltung
Welche technischen Möglichkeiten zum Tracking von Werkzeug gibt es?
Werkzeug tracken mit QR Codes
Die Nachverfolgung von Werkzeug mit QR Code ist der Standard in der Werkzeugverwaltung. Mit Hilfe von am Werkzeug aufgeklebten QR Codes kann dieses eindeutig identifiziert und im System getracked werden. Dafür ist ein Endgerät mit Kamera und Internetverbindung notwendig, sprich ein Smartphone oder Tablet, dass den QR Code auslesen kann. Heutzutage können die allermeisten Smartphones den QR Code am Werkzeug mit der nativen Kamera App erfassen und auslesen.
Am QR Code selbst ist ein Link zum digitalen Klon des Werkzeug hinterlegt. Beim Scannen des QR Codes wird dieses Werkzeug dann automatisch aufgerufen und angezeigt. Je nach System kann das digitale Werkzeug dann verwaltet werden wie zum Beispiel die Möglichkeit es auszuleihen oder eine Werkzeuginspektion durchzuführen.
Welche Schritte sind notwendig um eine digitale Werkzeugverwaltung mit QR Code zu etablieren?
- Werkzeuge sollten sorgfältig in der Werkzeugverwaltung eingepflegt sein. Die QR Codes werden dabei automatisch generiert
- QR Codes müssen ausgedruckt werden. Am besten eignet sich dafür Papier mit Klebestreifen auf der Rückseite (auch „Stickerpapier“). Dies findet man für den gebräuchlichen Drucker im A4 Format
- Der QR Code wird auf das Werkzeug direkt oder auf den Werkzeugkoffer (bei Werkzeugsets) aufgeklebt
- Ein Nutzer kann den QR Code mit Smartphone oder Tablet mit Hilfer der Kamera App oder „Scannen“ Funktion in WERKPORT auslesen und das Werkzeug verwalten
Werkzeugtracking mit RFID Chip / NFC Chip
Eine beliebte Variante zum Tracken von Werkzeug bietet die Verwendung mittels RFID, kurz für Radio-Frequency-Identification (oder Englisch „NFC“) Technologie. Ähnlich wie beim QR Code Tracking sind auch hier zwei Komponenten notwendig, nämlich der RFID Tag als Datenträger und ein Lesegerät zum Auslesen des Chips.
In der Praxis kann ein Smartphone verwendet werden, um den am Werkzeug angebrachten RFID Tag auslesen und das digitale Werkzeug verwalten zu können. Im Wesentlichen unterscheidet sich das Werkzeugtracking per RFID/NFC Chip im Vergleich zum QR Code nur durch die verschiedenen Arten den Datenträger zu erfassen. In beiden Fällen ist ein Link zum digitalen Werkzeug hinterlegt. Der QR Code wird optisch erfasst, während der RFID/NFC Chip eben mit Funksignal im Nahbereich erkannt wird.
Manuelle Erfassung von Werkzeug mit Tabellen wie Excel / Libre Office oder auf Papier
Eine altbewährte aber eher aufwendige Methode um den Werkzeugbestand zu tracken, ist die Eintragung des Werkzeugs in eine digitale Tabelle. Es ist wichtig zu beachten, dass bei der Erfassung des Werkzeugs die wichtigsten Attribute wie Werkzeugart, Herstellername, Modellnummer und sogar Seriennummer mit eingetragen werden, um eine eindeutige Erkennung zu gewährleisten. Der Vorteil im Listenformat ist die große Übersicht über den Bestand. Mit Hilfe von Filtern lassen sich die Werkzeuge in der Liste finden, sofern die Attribute einheitlich eingepflegt wurden. Der große Vorteil des Trackings per Tabelle ist gleichzeitig der große Nachteil: Die vielen Möglichkeiten schaffen Freiraum bei der Gestaltung der Werkzeugliste, aber gleichzeitig auch Schwierigkeiten bei der Kontinuität und Pflege jener Liste. Sind mehrere Nutzer am Werk kann es schnell im Chaos enden, wenn sich nicht jeder an die gleiche Namensgebung wie beispielsweise der Benennung vom Werkzeug hält. Denn wie viele verschiedene synonyme Bezeichnungen ein Werkzeug haben kann ist jedem gut bekannt. So heißt ein Schraubendreher auch mal Schraubenzieher oder ein Akkubohrer schnell mal Akkuschrauber. In der Firma kann dies schnell zu Missverständnissen führen, die mit anderen digitalen bzw. mehr eindeutigen Methoden zum digitalen Werkzeugtracking in beispielsweise Cloud-Anwendungen seltener auftreten.
GPS Tracking für Werkzeugverwaltung im Fernbereich
Wenn das Werkzeug öfters das Lager verlässt und viel auf Reisen geht oder mehr Zeit auf der Baustelle verbringt, dann lohnt sich der Blick auf GPS Tracker für Werkzeug. GPS Tracking kennt man aus Navigationssysteme, sie sind aber auch vorrangig zum Diebstahlschutz in Alarmsystemen oder eben Werkzeugtracking aus der Ferne längst etabliert. Kostentechnisch ist es von allen Trackingsystemen die teuerste Lösung, sodass sich eine Kosten-Nutzung-Schätzung vorab lohnen kann. Besonders bei kostbaren Maschinen ist GPS Tracking aber unabdingbar und kann höhere finanzielle Verluste begrenzen oder vermeiden.
Wie funktioniert das Werkzeugtracking über GPS? Hierfür wird genauso wie beim QR Code und RFID Chip ein Tracker am Werkzeug angebracht, der GPS Signale senden kann. Die Ortung findet über Satellit statt. Der große Vorteil bei dieser Trackingvariante ist, dass das Werkzeug in Echtzeit geortet werden kann. Über das Interface lässt sich der Standort anzeigen und sogar Daten an das Werkzeug in der Ferne übermittelt werden. Das digitale Werkzeug und das physische Werkzeug sind damit gesynced. Der Nachteil dieser Art von Werkzeugverwaltung sind die höheren Kosten für den Unterhalt. Außerdem benötigt der GPS Tracker einen Akku bzw. Batterie. QR Code und RFID Chip kommen hingegen ohne Akkuspeicher aus.
Werkzeugtracker mit Bluetooth Funktion
Es gibt für die Echtzeitkommunikation zwischen Nutzer und Werkzeug noch eine weitere Lösung neben dem GPS Tracking, die maßgeblich für den Nahbereich entwickelt wurde und bequemes Werkzeugmanagement möglich macht. Diese Art von Tracking funktioniert mit Hilfe von Bluetooth Technologie. Mit einem am Werkzeug angebrachten Bluetoothtracker können Daten zwischen Sender und Empfänger hin und hergeschickt werden. Es können somit Daten wie Werkzeugname, Hersteller, Modellnummer, Seriennummer usw. übertragen werden. Auch der letzter Nutzer oder Standort lässt sich erfassen, allerdings gilt es zu beachten, dass dafür immer eine Verbindung zum Werkzeug aus der Nähe erforderlich ist. Nach etwa 50 Meter ist hier Schluss, sodass das Werkzeug noch recht gut innerhalb vom Lager erkannt werden kann. Weiter weg auf Baustelle ist es allerdings nur über Satellit bzw. GPS Tracking auffindbar. Bluetooth ist somit letztlich eine gute Hilfe in Kombination mit einer digitalen Werkzeugverwaltungs-Software oder Werkzeug-App, wenn man ein Werkzeug für einen Einsatz ausleihen möchte und dieses aus dem Lager entnimmt. So wissen Kollegen bei welchem Nutzer es sich gerade befindet.
Bei manchen Geräten wird bereits standardmäßig eine Bluetooth-Funktion werksseitig vom Hersteller eingebaut. Jene Hersteller bieten im gleichen Zusammenhang eine Komplettlösung mit Werkzeugverwaltungssystem und Trackern an. Nachteilig ist leider, dass das System oft nur innerhalb einer Marke funktionieren und nicht kompatibel sind mit Maschinen anderer Hersteller oder Trackingsystemen. WERKPORT als Werkzeugverwaltungslösung in der Cloud versucht einen unabhängigeren Ansatz, sodass man sich nicht beim Kauf eines Werkzeuges auf eine einzige Trackinglösung festlegen muss und Abhängigkeiten schafft. Dennoch ist eine Kombination aus verschiedenen Verwaltungsansätzen jederzeit möglich, sofern es keine Einschränkungen vom Hersteller gibt.
Die Kombination verschiedener Werkzeugtracking-Systemen
Aus der Praxis lassen sich einige gut bewährte Anwendungen zusammentragen um eine lückenlose Werkzeugverwaltung zu digitalisieren. Die Lösungen sind nach Aufwand und Kosten kategorisiert.
QR Codes und GPS Tracker
Für den Nahbereich ist der QR Code am Werkzeug die günstigste und schnellste Lösung. Denn jeder besitzt ein Smartphone und die allermeisten Handwerksbetriebe auch einen Drucker zum Ausdrucken der QR Codes.
Für den Fernbereich und zur Ortung von Werkzeug in Echtzeit ist der GPS Tracker für das kostbarste Gerät, Maschinen sowie Fuhrpark eine perfekte Ergänzung. Die eher teurere Lösung kommt gezielt nur für manche Werkzeuge zum Einsatz. Die Umsetzung ist problemlos möglich.
RFID/NFC Chip und GPS Tracker
Als Standard für den Nahbereich ist der RFID bzw. NFC Chip die nächstgünstigere Trackinglösung nach dem QR Code. Die Chips lassen sich auch im Format eines Aufklebers beschaffen und sind somit schnell am Werkzeug angebracht und mit dem Link zum digitalen Werkzeug bespielt. Die GPS Ortung ist auch hier als teurere Ergänzung mit etwas höherem Aufwand zu verstehen, der sich in der Praxis auf wenige teure Geräte beschränken würde.
Bluetooth Track und GPS Tracker
Die Komfort-Lösung mit dem höchsten Aufpreis fügt sich zusammen aus den Bluetooth Tags für die Verwaltung des Werkzeugs aus der Nähe in Kombination mit GPS Tracking für die Fernwartung. Wenn man sich für diese Variante entscheidet ist es ratsam sich gleichzeitig um gutes Akku Management zu kümmern, denn die Tags benötigen hin und wieder einen Austausch der Batterie oder Akkus. Ist das geschafft, so lässt sich das Werkzeug meist schon vom Schreibtisch verwalten und kann in der Praxis auch ohne manuellen Checkin/Checkout Prozess stattfinden. Denn durch die Ortungsmöglichkeit registriert ein fortgeschrittenes Werkzeugsystem auch automatisch, wenn es das Lager verlässt oder wieder dahin zurückkehrt.
Zusammengefasst machen diese Kombinationen aus Werkzeugverwaltungstrackern am meisten Sinn
- QR Codes für den Großteil des Werkzeugs. GPS für die wichtigsten Geräte. Das ist die günstigste Kombination
- RFID/NFC Chips wieder für den größten Teil des Werkzeugbestands. GPS für alle wichtigen Maschinen. Das ist die mittelteure Variante
- Bluetooth Tracker für die meisten Werkzeuge. GPS für die teuersten Maschinen. Die teurere Kombination, jedoch in der Anwendung am komfortabelsten