Ratgeber und Tutorials
Wie so vieles ist Werkzeug nur ein Mittel zum Zweck. Wie der Stift des Architekten, so ist der Spannungsprüfer das Mittel der Wahl für den Elektriker. Jedes Gewerk ist so unterschiedlich in seinem Fachbereich und in der Anwendung von Werkzeugen. Ein gemeinsamer Nenner aller Handwerksberufe lässt sich dennoch erahnen, denn viele Überschneidungen treffen letztlich auch auf fast alle Betriebe zu. Handwerker haben einfach keine Zeit für unnötige Bürokratie. Keine Kraft für frustrierte Kunden und Kollegen, die den Alltag noch schwieriger machen. Der Fokus sollte immer auf der handwerklichen Arbeit liegen. Ein Werk zu schaffen, auf Baustelle, Zuhause im Garten, in Nachbars Wohnung, ganz egal wo. All jene Gemeinsamkeiten samt Lösungswege, die alle Handwerker quasi nebenberuflich noch bestreiten dürfen, lassen sich zum Glück wunderbar in eine Werkzeug App zusammenfassen. Welche Lösungen das sind, wird hier im Anschluss aufgearbeitet. Fangen wir an!
Eine Werkzeug App für die Buchhaltung
Angebot und Kostenvoranschlag erstellen
Ohne Angebot, kein Auftrag. Der Kunde möchte wissen, was die Handwerksleistung kosten wird. Denn oft wird vergessen, dass auch der Bauherr ordentlich planen muss, damit seine Baustelle läuft und keine Probleme verursacht. Gleiches gilt natürlich für den Handwerker. Deswegen ist die planungssicherste Lösung für alle, wenn ein Angebot oder Kostenvoranschlag erstellt wird. Dies umfasst die auszuführenden Leistungen, dessen Preis und am wichtigsten - den Willen des Handwerkers den Auftrag annehmen zu wollen. Die Angebotserstellung gehört zum Grundpfeiler des Handwerksmeisters. Manchmal grenzt es schon an eine Abhängigkeit wie in einem schlechten Film. Oft verlangt der Kunde bereits schon Nachbesserungen im Angebot, was ja auch in Ordnung ist, weil gute Leistung beruht freilich auf bester Planung. Aber was heißt das für den Verwaltungsaufwand? Der ist natürlich hoch. Zumindest, wenn das Angebot irgendwo im Schreibprogramm als Textdatei erstellt wurde. Oder schlimmer auf Papier. Das Datenchaos ist vorprogrammiert. Die Positionen stimmen in der zweiten Version nicht mehr. Dann alles von neu? Wenn es blöd läuft, vergisst man noch eine Leistung für deren Kosten man dann bei Rechnungsstellung selbst aufkommen muss. Ein Missgeschick, das auch Reputation kosten kann.
Deutlich positiver kann es laufen bei Nutzung einer App, die schon die Angebotserstellung vereinfacht und sogar automatisiert. Sie kann Versionsverläufe speichern. Das Angebot ist editierbar, nachdem es erstellt wurde. Und es kann direkt aus der Software digital übermittelt werden an den Kunden. So geht keine Zeit und Überblick verloren. Aus diesem Grund gehört auch die Erstellung eines Angebots ganz sicher mit in einer Werkzeug App.
Auftragsbestätigung erstellen
Nach einem Angebot folgt die Auftragsbestätigung. Sie fixiert die vereinbarten Leistungen und Termine. Eine Werkzeug App kann diese dann direkt aus dem Angebot erzeugen, da die Daten bereits alle während der Erstellung des Angebots angelegt wurden. Änderungen werden ebenfalls übernommen, die Dokumente sind digital gespeichert und sofort versandbereit. Das reduziert Doppelarbeit und verhindert Versionschaos.
Rechnung erstellen
Auch Rechnungen lassen sich in der Werkzeugverwaltungs-Software aus Angeboten ableiten und editieren. Dadurch werden Kundenadresse, Kontodaten, Positionen, Preise und Mehrwertsteuer automatisch ins Rechnungs-Template übernommen. Wiederkehrende Rechnungen können besser geplant werden. Gesetzliche Anforderungen wie GoBD- und UStG-Konformität werden durch ein klares Regelwerk in der App berücksichtigt. Versand und Archivierung erfolgen dann digital. Gegebenenfalls kann auch der Briefversand automatisiert werden, sodass sich dir Buchhaltung den Weg zum Postamt sparen kann.
In der Regel bietet eine Handwerker App auch Hilfestellung bei der Erstellung eigener Rechnungs-Templates mit eigenem Logo und angepassten Begrüßungstexten. Das geht trotz strengen Regelwerk und Gesetzesvorhaben, damit dem wichtigen persönlichen Kundenkontakt keine kühle oder automatisiert anmutende Rechnung im Wege steht.
Zeiterfassung und Personalplanung
Das Team aus Mitarbeitern ist die wichtigste Ressource in einem Unternehmen; wenn man sie so nennen mag. Für gewöhnlich geht viel Zeit verloren im bürokratischen Aufwand bei der Zeiterfassung. Es gilt Arbeitsstunden, Pausen, Urlaub, Krankheit usw. ordentlich zu erfassen, ansonsten droht Chaos bei Steuer und schlimmstenfalls Probleme bei gesetzlichen Vorgaben nach dem Arbeitsschutzgesetz. Wie auch an anderer Stelle kann eine Handwerker App helfen, um dem alltäglichen Mehraufwand besser entgegen zu wirken. Darin erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten mobil und digital, projektbezogen und in Echtzeit. Daten fließen in die Lohnabrechnung und in die Projektplanung. So auch die Urlaubsplanung, Krankmeldungen und Einsatzpläne, welche in der App integriert sind und damit jederzeit zentral abrufbar sind.
Dokumentenmanagement
In einer Werkzeug App sind Pläne, Genehmigungen und Projektdaten digital verfügbar. Zugriff ist von Büro, Baustelle oder unterwegs möglich, was eine nahtlose Kommunikation zwischen Büro, Mitarbeiter im Einsatz und Zugleich Kunden vereinfacht. Dokumente werden in der Cloud projektbezogen gespeichert und sind versionssicher. Falls also doch mal ein Missgeschick passiert in der Buchhaltung, so kann der Fehler schnell in einer älteren Version des Dokuments nachvollzogen werden.
Kundenkommunikation direkt aus der App
Mit der Digitalisierung des Alltags wächst auch der Anspruch beim Kunden mit dem Handwerksbetrieb schnell er kommunizieren zu können. Niemand erwartet mehr, dass ein Angebot unbedingt per Post über Tage hinweg letztlich im Briefkasten landen muss. Statusmeldungen, Terminbestätigungen und Erinnerungen können in der Handwerker App ebenfalls automatisiert versendet werden. Das verringert Rückfragen und steigert die Kundenzufriedenheit. Man sollte allerdings darauf achten, dass die Kommunikation nicht rein mechanisch wird, indem der Kunde nur über Standard-Templates ohne persönliche Note angeschrieben wird. Ein guter Stil und persönlicher Kontakt mit dem Kunden bleibt unersetzbar. Das eigentliche Handwerk und die Baustelle wird ja auch von Menschenhand gemacht. In diesem Sinne sollten die automatisieren E-Mails aus der Handwerker App zwar schnell und termingerecht versendet werden, aber individuelle Rückfragen des Kunden sollten mit Feingefühl respektvoll beantwortet werden.
Werkzeug besser verwalten mit einer Werkzeug App
Werkzeugverwaltung
Wie zu Beginn schon deutlich beschrieben ist das Werkzeug das Mittel zum Zweck und sollte deswegen immer gut aufbewahrt und verfügbar sein. Wer Ordnung in der Werkstatt schaffen möchte, kann dies mit einer Werkzeug App tun, welche die Verwaltung des physischen Werkzeugs einfach digitalisiert. Quasi einen digitalen Klon jedes Werkzeugs abbildet. Dieser macht es extrem einfach den Überblick über den eigenen Werkzeugbestand zu behalten. Man kann nämlich schnell nach Werkzeug filtern bzw. suchen - was zugegebenermaßen in der Werkstatt oder Werkzeuglager oft ein riesengroßes Problem darstellt. Manchmal lassen sich Werkzeug nicht auffinden und schnell besteht der Verdacht, dass es gestohlen wurde.
Um Abhilfe zu schaffen lässt sich das Werkzeug in der App mit eindeutiger Kennung versehen und erfassen. Am Werkzeug wird in der Regel einer Art Tracker angebracht. Das kann ein QR Code, NFC Chip, GPS Tracker oder ähnliches sein. Diese Tracker erlauben einen schnellen Zugriff vom echten Werkzeug auf den digitalen Werkzeugklon. Die App dokumentiert, wer es wann entnommen hat. Ebenso sind Wartungsintervalle und Prüftermine hinterlegt und Erinnerungen erfolgen automatisch. So wird Verlust und Ausfall reduziert. Hat man eine sorgfältige digitale Werkzeugverwaltung etabliert, dann ist es auch möglich Werkzeuge auszuleihen oder zu vermieten, ohne den eigenen Betrieb zu stören.
Lagerverwaltung und Containerverwaltung
Es ist ein guter Anfang, wenn das wichtigste Werkzeug schon einmal digital eingepflegt wurde. Was allerdings der Übersichtlichkeit noch weiterhelfen kann ist die Einordnung dieser Werkzeuge in Lager und Container. Damit werden Werkzeuggruppen erstellt, die dann auch im Gesamtpaket verwaltet werden können. Das ist natürlich praktisch, wenn man nicht jedes digitale Werkzeug einzeln anfassen und bearbeiten möchte. Als Beispiel: Man unterteilt das Lager/Werkstatt in mehrere Teile, etwa Raum A und Raum B. Jeder Raum hat dann noch unterschiedliche Lagerstätten wie Regale, Werkschränke, Werkbank oder Kisten. Sortiert man so das Werkzeug in die digitalen Container, dann schafft das noch mehr Ordnung.
Materialverwaltung
Material ist meist ein Verbrauchsgegenstand, was bedeutet, dass es häufig das Lager verlässt und regelmäßig neue Bestände aufgebaut werden müssen. In der Werkzeug App werden Bestände, Lagerorte und Mindestmengen schneller und sorgfältiger erfasst. Unterschreitungen lösen je nach Einstellung automatische Meldungen aus. Und ähnlich wie beim Werkzeug kann QR- oder RFID-Scanning die Entnahme und Rückgabe beschleunigen. Desweiteren können Bestelllisten automatisch erstellt und an Lieferanten übermittelt werden, wodurch auch die Kommunikation verbessert wird. In Werkport findet sich der Materialkatalog bei den Leistungen.
Fazit zu Buchhaltung und Inventarisierung mit einer Handwerker App
Eine Werkzeug-App ist meist nicht der bestellte, aber heutzutage notwendige Helfer durch den Alltag eines Handwerksbetriebs. Alle Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen entstehen endlich ohne Kopierfehler und Datenverlust. Auch Kundentermine und Zuständigkeiten bleiben transparent und Buchungen verlaufen flüssiger, da alle Leistungen möglichst zeitnah abgerechnet werden können mit Hilfe der App. Im gleichen Zug wird die Organisation leichter, denn Zeiten, Urlaub und Einsätze sind sauberer dokumentiert. Pläne und Genehmigungen liegen schneller bereit im Büro, wo sie gebraucht werden, nämlich auf der Baustelle oder unterwegs. Der Versionsverlauf unterstützt, falls doch einmal ein Fehler passiert.
Den größten Unterschied einer Werkzeug App spürt man beim Bestand: Werkzeuge und Material bekommen einen digitalen Klon. QR- oder NFC-Kennzeichnung, Entnahmeprotokolle, Wartungs- und Prüftermine, Mindestbestände und automatische Bestelllisten reduzieren Verlust, Standzeiten und ewige Sucherei wie man sie nur zu gut kennt. Alle Mitarbeiter finden schneller, was sie gerade brauchen und bleiben damit einsatzbereit.
Zusammengefasst wächst mit der App eine belastbare Routine. Es gibt weniger Papierzettel, Excellisten, weniger Doppelarbeit, weniger Stress und im Gegenzug dafür mehr Überblick, planbare Qualität und zufriedenere Kunden. So bleibt der Fokus da, wo er hingehört: auf guter handwerklicher Arbeit.