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Die digitale E-Rechnung ist eine Erleichterung fürs Handwerkerbüro. Zumindest wenn es eine Software gibt, die bei der Erstellung hilft. Für den Großteil der Betriebe wird diese Umstellung kaum merkbar sein, wenn die Rechnungserstellung in der Handwerker App ordentlich integriert ist. Weil es aber zum Anfang der Umstellung trotzdem ein paar Fallstricke geben kann, habe ich hier einige wichtige Punkte zusammengefasst.
Wofür braucht es eine E-Rechnung?
E-Rechnung im Handwerk – Was ab Ende 2026 wichtig wird
Der Versand der E-Rechnung wird ab 1. Januar 2027 verpflichtend. Bis Ende 2026 kann die Rechnung noch in Papierform oder einfach als PDF verschickt werden. Außer man hat einen Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro, dann hat man noch bis zum 1. Januar 2028 Zeit bevor man den Versand der Rechnung auf eine E-Rechnung umstellen muss.
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF per E-Mail. Sie
ist ein digitales Dokument in einem strukturierten Format, das von
Computern gelesen und einfacher verarbeitet werden kann. Die beiden wichtigsten
Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Der Vorteil liegt darin, dass die
Daten direkt in Buchhaltungsprogramme eingelesen werden können und nicht manuell oder über ein OCR Programm eingelesen werden muss, was recht fehleranfällig sein kann. Die Nutzung der E-Rechnung soll dann Zeit sparen und problematische Übertragungsfehler vermeiden.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten
Die Pflichtangaben unterscheiden sich nicht von einer klassischen
Handwerkerrechnung. Der Unterschied liegt darin, dass diese Daten nicht nur im sichtbaren
Dokument erscheinen, sondern auch im strukturierten Datenformat, das
maschinell verarbeitet werden kann. Erforderlich sind mindestens die folgenden Attribute:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers und des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum
- Beschreibung der erbrachten Leistung, zum Beispiel „Streichen von 45
Quadratmetern Wandfläche“
- Zeitraum oder Datum der Leistung
- Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz, Steuerbetrag
- Bruttosumme
Welche Formate sind für den Datenverkehr im Handwerk relevant?
- XRechnung: Standard für Rechnungen an Behörden
- ZUGFeRD 2.1.1: Eine Kombination aus PDF und strukturierten Daten.
Für Handwerker besonders praktisch, da Kunden das Dokument wie
gewohnt als PDF ansehen können während gleichzeitig die
maschinenlesbaren Daten enthalten sind.
Welche Software unterstützt E-Rechnungen?
Viele Handwerksprogramme werden bereits umgestellt oder haben die neuen
Funktionen integriert. Beispiele sind TopKontor Handwerk, Streit V.1,
Moser, Lexware, sevDesk oder WISO Unternehmer. Auch in WERKPORT kann man die E-Rechnung exportieren und dem Kunden zukommen lassen.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine zusätzliche Belastung, sondern eine
Veränderung, die langfristig Abläufe erleichtern und besser mit anderen digitalen Mitteln kombiniert werden kann. Für Handwerksbetriebe bedeutet das vor allem, dass man seine Software
prüft, Kunden informiert und die digitale Ablage weiter organisiert. Es ist zu erwarten, dass auch andere Berichte bzw. Dokumente wie Angebot, Lieferschein oder Auftragsbestätigung in Zukunft ins E-Format weiterentwickelt werden. Wir können uns also schon einmal auf E-Angebot, E-Lieferschein und E-Auftragsbestätigung einstellen. Diese Wortneuschöpfungen werden sicherlich auch bald Vergangenheit sein und man sagt zu jeder E-Rechnung einfach wieder nur noch "Rechnung". Alles nur eine Gewohnheitssache.