Inventarisierung für Verein, Schule & Communities. Wie Werkzeuge zusammen nutzen?

Werkzeugverwaltung

Ein Gemeinschaftlicher Inventar. So gelingt es.

Warum Werkzeug gemeinschaftlich nutzen?

Die meisten Gründe liegen auf der Hand. Wer Werkzeug gemeinsam nutzt, hat weniger Kosten in der Anschaffung und vor allem eine größere Auswahl innerhalb der Gemeinschaft. Jeder doppelt gekaufte Akkubohrer nimmt Lagerplatz und kostet unnötig Geld beim Erwerb, wenn er auch zusammen von verschiedenen Teilnehmern der Gemeinschaft genutzt werden könnte. Ein nicht zu vernachlässigender Grund ist auch der Aufwand, der für die Beschaffung des Werkzeugs notwendig ist. Wer nicht gerade sein Werkzeug oder Werkzeugzubehör online bestellt, muss den Weg zum Baumarkt auf sich nehmen. Und genau dort kauft man noch mehr doppeltes Werkzeug, oft aus dem Affekt oder Unwissenheit was denn schon in der Werkstatt lagert und ggf. nur darin verschollen ist.


Anschaffung von Werkzeug in Gemeinschaften

Wer sich als Gemeinschaft zusammen einen Bestand an Werkzeugen aufbauen möchte, sollte vorab ein paar wenige, aber wichtige Regeln aufstellen. Das verhindert Streit und Ungunst bei Werkzeugverlust, Schäden am Werkzeug und rechtliche Schwierigkeiten, falls es sogar zu Unfällen mit dem Werkzeug kommen sollte. Außerdem empfiehlt es sich einen Verantwortlichen als Ansprechpartner zu bestimmen.


In den Gemeinschaftsregeln sollte folgendes unbedingt vorher geklärt und schriftlich festgehalten werden:

  1. Wer ist verantwortlich für den Erwerb und Verwaltung des Werkzeugs?
  2. Wo soll das Werkzeug künftig sicher gelagert werden?
  3. Wer hat Zugriff auf das Werkzeug? Gibt es manche Werkzeuge, die nur von bestimmten Personen(gruppen) verwendet werden darf? Aus Sicherheitsgründen. Gibt es Altersbeschränkungen?
  4. Zu welcher Zeit hat man Zugriff? Bei parallelen Projekten sollte geklärt sein, wann welches Werkzeug (dringend) gebraucht wird.
  5. Wo werden Werkzeugunterlagen wie Betriebsanleitungen oder Rechnungen (für Gewährleistung) aufbewahrt?
  6. Wer führt Wartung/Inspektion des Werkzeugs durch? Beispielsweise bei Elektrogeräten gibt es strenge Regeln, wer eine solche Prüfung durchführen darf und wie oft die stattfinden muss.
  7. Wer leistet Sicherheitseinweisungen und sorgt für vorhandene Arbeitssschutzkleidung?
  8. Wer haftet bei Unfällen oder Verstößen mit (ausgeliehenem/vermieteten) Werkzeug?


Praxisbeispiele für die gemeinschaftliche Werkzeugverwaltung

Die verschiedenen Arten der Gemeinschaft. Einige Beispiele

Private Gemeinschaften

  1. Nachbarschaftsinitiative
  2. Freundes- oder Familienkreis
  3. Bau- oder Renovierungsgemeinschaft


Vereine & Genossenschaften

  1. Werkzeug- oder Bauverein (e.V.)
  2. Einkaufsgenossenschaft
  3. Makerspace / FabLab
  4. Pfadfindergruppen / Jugendvereine


Bildungs- & Sozialgemeinschaften

  1. Schulen
  2. Volkshochschulen (VHS)
  3. Jugendzentren
  4. Kunstwerkstätten


Kommerzielle Sharing-Modelle

  1. Werkzeugverleih über Plattformen
  2. Gemeinsames Leasing


Formelle Projekt- oder Baugruppen

  1. GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts)
  2. Eingetragene Partnerschaft oder Kooperation


inventarisierung it hardware tablets schule


IT Equipment in Schulen

Eine Schule schafft IT Hardware an wie Schul-Tablets, Lehrer-Smartphones, Router, Schul-PCs oder Arbeitsrechner für Lehrer. Der Mehrwert der Digitalisierung des Schul-Equipments ist klar. Schüler und Lehrer nutzen Smartphones, Computer und Tablets bereits privat und selbstverwaltet. In der Schule muss die Verwaltung von einer verantwortlichen Person übernommen werden, die sich um die Belange und Probleme mit der IT Hardware und Software kümmern muss. Das ist je nach Schulgröße nicht ganz einfach. Eine Werkzeugverwaltung mit beispielsweise Tabellen/Excel ist ein guter Anfang, kann jedoch auch schnell eine Überforderung bedeuten. Mit einer Inventarisierungssoftware ist es etwas einfacher, da viele manuelle Prozesse vom Verleih bis zur Wartung bereits digital abgedeckt und automatisiert werden. In WERKPORT lässt sich das Equipment auch mit QR Codes tracken. Ein halbwegs selbstständiger Verleih wird möglich, sodass der IT-Beauftragte nicht immer alles händisch überwachen muss. Wenn dann doch mal ein Tablet oder Smartphone aus dem Inventar fehlt, fällt es schnell auf und kann verortet werden.


Werkzeuge in der WEG Wohneigentümergemeinschaft, Wohngemeinschaft oder Mietergemeinschaft verwalten

Man lebt zusammen im gleichen Mehrfamilienhaus und jeder hat den Keller voll mit dem gleichen Werkzeug. Das meiste Werkzeug ist kaum benutzt und oft nur zu seltenen Anlässen rausgeholt. Dabei liegt es nahe, dass man sich in einer Wohngemeinschaft das Werkzeug gegenseitig leiht. Doch warum ist das eher die Ausnahme? Oft sind Werkzeuge Spontankäufe und man weiß selbst nicht so recht, was man Zuhause auf Lager hat. Andere Mitbewohner oder Miteigentümer wissen nichts vom Werkzeugbestand des jeweils anderen. Deswegen wäre es sinnvoll, wenn es zumindest einen Austausch untereinander gibt um sich so einen Überblick über die gemeinsame Werkzeugsituation im

ganzen Haus zu verschaffen. Die einzige Notwendigkeit wäre, das Werkzeug erst einmal in ein Inventarisierungssystem einzupflegen. Die weitere Verwaltung passiert zum größten Teil automatisch basierend auf dem in der digitalen Werkzeugverwaltung festgelegten Regelwerk.

Bei WERKPORT hat jeder Miteigentümer/Mitbewohner einen eigenen Zugang mit E-Mail mit dem er/sie dann den Werkzeugbestand vom Haus online einsehen kann. Wird ein Werkzeug gebraucht, kann es entweder sofort ausgeliehen werden, sofern verfügbar, oder auch für einen zukünftigen Zeitraum reserviert werden. So hat jeder zu jeder Zeit einen Überblick über das verfügbare Werkzeug.


Inventarisierung von 3D Druckern und Filament in Fablabs

Eine Gemeinschaft aus kreativen Köpfen braucht viel Freiraum. Im Fluss des kreativen Chaos kommt manchmal jedoch die Ordnung etwas zu kurz und am Ende des Tages verliert man den Überblick über die eigene gemeinsame Werkstatt. Unordnung kehrt schnell ein und die wenigsten wollen dafür verantwortlich sein. In Fablabs gehören 3D Drucker zum festen Bestandteil des Inventars. 3D Druck-Filament sollte immer auf Lager sein. Wenn viele Leute mit den 3D Druckern arbeiten geht öfters mal etwas kaputt und es ist etwas weniger erfreulich, wenn sich dann keiner für das kaputte Gerät verantwortlich fühlt. Zum besseren Schutz vor Streit und Mängeln kann eine gute Inventarisierungssoftware genutzt werden. Die Nutzer im Fablab können sich darin selbstständig eintragen und 3D Drucker, Filament, Werkzeuge usw. ausleihen und reservieren. Mit einer eigenen E-Mail auf WERKPORT sind sie eigenverantwortlich zuständig für die Geräte auf bestimmte Zeit. Die Werkstattleitung hat dennoch den vollen Überblick über den Zustand des Inventars und bekommt Benachrichtigungen, wenn zum Beispiel 3D Druck-Filament nachbestellt werden muss.

← zurück zur Übersicht